Head of Data Management and Administration Support Unit
- Azerconnect
-
Elanın qoyulma tarixi: 28.10.2021Vakansiyaya müraciət tarixi bitmişdir.
İşin təsviri
Your responsibilities as a Head of Data Management and Administration Support Unit:
- To prepare annual budget for Administrative Unit within deadlines specified by Management, according to requirements of Budget Control Department;
- To create and update policy, procedures and rules as per demands and request of the top-management;
- To manage cleaning services and office supply in the building and work places;
- To arrange and manage catering / office and apartment rent and utilities / reception work / translation, travel and migration services;
- To control over documents (invoices, contracts, POs, etc. flow within Administrative Unit;
- To keep communication and negotiations with outsource companies and control timely payment;
- To keep under control service quality, to monitor incoming/outgoing calls, periodically develop and improve service;
- To initiate, follow up and evaluate tenders related with Administrative Unit and prepare ASRs;
- To organize company document flow in regard with existent process and ensure periodic of its improvement;
- To manage work process of the documents archiving overall organization and maintain standards of the documents collection, storage and disposal;
- To lead and manage projects on digitalization of the processes within Unit;
- To ensure availability of important materials for business process in stock; Define minimum stock limit for each material; Arrange procurement of required materials for fulfillment of requests.
Position requirements:
- Higher education;
- 2-4 years experience in relevant sphere;
- Fluent in the Azerbaijani, Russian and English languages (both writing and speaking);
- Strong communication skills;
- Team work and collaboration skills;
- Leadership skills;
- Conceptual thinking;
- Presentation skills;
- Result oriented;
- Data visualisation;
- Avid user of Microsoft Office (Excel, PP, Word)
- Customer focus, proactive and good understanding of Company’ strategy and business model;
- Accurate and timely execution of tasks.
Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.
Funksiya : İnsan Resursları
İş qrafiki : Həftənin 5 günü saat 09:00-dan 18:00-dək. İşin tələblərinə əsasən ofisdən və evdən çalışa biləcəksiniz
Məlumatların idarəedilməsi və inzibati dəstək üzrə bölmə rəhbəri olaraq sizin vəzifə öhdəlikləriniz:
- Rəhbərliyin təyin etdiyi dövr ərzində, Büdcəyə Nəzarət Şöbəsinin tələblərinə uyğun olaraq İnzibati Bölmənin illik büdcəsini hazırlamaq;
- Müdriyyətin təlimatına uyğun və təyin olunmuş vaxt çərçivəsində siyasət, prosedur və təlimatları hazırlamaq və olara müvafiq dəyişikliklər etmək;
- Ərazilərin təmizliyinin və iş yerlərinin, xidmət sahələrinin xidmətə hazır vəziyyətdə saxlanılmasını təşkil etmək və onlara nəzarət etmək;
- İaşə/ ofis, mənzillərin kirayəsi və kommunal xidmətlər / resepşn işləri / tərcümə / səyahət və miqrasiya xidmətlərini təşkil etmək, iş prosesinə nəzarət etmək və təkmilləşdirmək;
- İnzibati bölmə ilə əlaqədar sənədlərin (hesab-faktura, müqavilələ, PO-ların, və s.) dövriyyəsinə nəzarət etmək;
- Təchizatçılar ilə əlaqə yaratmaq və danışıqlar aparmaq, ödənişlərinə nəzarət etmək;
- Xidmət keyfiyətini nəzarətdə saxlamaq, daxil olan / çıxan zəngləri monitorinq etmək, mütəmadi olaraq xidməti inkişaf etdirmək və təkmilləşdirmək;
- İnzibati bölməyə aid tenderləri başlamaq, izləmək və dəyərləndirmək və ASR-ları hazırlamaq;
- Şirkət üzrə sənəd dövriyyəsini mövcud prosesə uyğun qaydada təşkil etmək və mütəmadi olaraq təkmilləşdirmək;
- Şirkət sənədlərinin arxivləşdirilmə prosesini idarə etmək və sənədlərin toplanılması, saxlanılması və ləğvinə dair standartlar tətbiq etmək;
- Bölmə üzrə proseslərin diqitalizasiyası üzrə layihələri aparmaq və gedişatını idarə etmək;
- Biznes prosesi üçün mühüm olan materialların ehtiyatını təmin etmək; hər material üçün minimum ehtiyat həddini müəyyən etmək, sorğuların icrası üçün tələb olunan materialların alınmasını təşkil etmək.
Vəzifənin tələbləri:
- Ali təhsil;
- Uyğun sahələrdə 2-4 il iş təcrübəsi;
- Mükəmməl Azərbaycan, Rus və İngilis dili biliyi (yazma və danışma);
- Güclü ünsiyyət bacarığı;
- Komandada işləmək bacarığı və əməkdaşlıq;
- Liderlik bacarığı;
- Konseptual düşünmə bacarığı;
- Presentasiya etmə bacarığı;
- Nəticə yönümlü
- Data visualizasiyası;
- MS Ofis programlarının bacarıqlı istifadəçisi (Excel, PP, Word)
- Müştəri yönümlü, Şirkətin fəaliyyət, strategiyası və biznes modelini anlamaq;
- Tapşırıqların müəyyən olunmuş vaxtda və dəqiq icra olunması.
Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.
İşəgötürənin reytinqi
Azerconnect tərəfindən digər vakansiyalar
Elanı irəli çək