Administrativ asistent

İşin təsviri

 Vəzifə öhdəlikləri:

• Ofis idarəçiliyini həyata keçirmək;
• Ofis təchizatı üçün satınalma;
• Gündəlik poçt / çatdırılma / məktubların qəbulu və çeşidlənməsi;
• Təchizatçılar, xidmət təminatçıları ilə münasibətləri idarə etmək, xidmət təminatçılarının yaşıl siyahısını tərtib etmək və davamlı yeniləmək, müvafiq tərəfdaşlarla müqavilə bağlamaq;
• İdarəçilərin iş cədvəllərini, görüş və səfərlərinin təşkilatı və idarə edilməsi;
• Viza məsələləri;
• Nəqliyyat və qonaqlama işlərini təşkil etmək;
• Görüşlər və tədbirləri təşkil etmək və əlaqələndirmək;
• Dövlət idarələrinə və digər qurumlara rəsmi məktublar yazmaq;
• Yazışmalar və digər sənədləri hazırlamaq və redaktə etmək;
• Yazışmaları, kommunikasiyaları və digər sənədləri hazırlamaq və redaktə etmək;
• Sənədlər və arayış materiallarını hazırlamaq;
• Görüşlərin protokollarını tərtib etmək və paylaşmaq;
• Daxil olan kommunikasiyaları izləmək, nəzərdə keçirmək, cavablandırmaq və yönləndirmək;
• Daxil olan zəngləri cavablandırmaq və yönləndirmək;
• Daxil olan ziyarətçiləri qəbul etmək və müşayiət etmək;
• Bütün səviyyələrdə daxili əməkdaşlarla əlaqə;
• Şirkətdən kənar şəxslər və müştərilərlə qarşılıqlı əlaqə;
• Layihə əsaslı işləri əlaqələndirmək;
• Cavabdeh olduğu vəzifə üzrə xərclərin idarə olunmasında fəal iştirak etmək;
• Müvafiq əməliyyatları nəzərdən keçirib həyata keçirmək
• Yeni işə qəbul olunmuş heyətə cavabdeh olduğu sahədə nəzarət, təlim və məşq

Namizədə tələblər:

• Ali təhsil;
• İnzibati vəzifədə minimum 2 il iş təcrübəsi
• MS Office proqramları (xüsusən MS Excel və MS PowerPoint) biliyi
• Azərbaycan dili – ana dili səviyyəsi və ingilis dili - şifahi və yazılı üst orta səviyyədə, rus dili arzuolunandır
• Peşəkar müştəri xidməti münasibəti və effektiv komanda işi bacarıqları.
• Eyni anda bir neçə işə fokuslana bilmək (Multitasking) və vaxtın idarə edilməsi bacarıqları, vaxtı səmərəli planlaşdırmaq və son təhvil tarixlərinə riayət etmək bacarığı.
• Strukturlu və planlı işləmək bacarığı
• İngilis və Azərbaycan dillərində mükəmməl yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları
• Printer və s. kimi ofis avadanlıqları üzrə bacarıqlar

İş şəraiti:

• I-V günlər, 8 saatlıq iş rejimi
• Şirkət daxilində təlim və inkişaf imkanları;
• Korporativ mədəniyyət və peşəkar iş mühiti;
• 3 aylıq sınaq müddətindən sonra Könüllü Tibbi Sığorta;
• Mobil xərclərin ödənilməsi;

CV-lərinizi e-mail ünvanına göndərməyinizi xahiş edirik.

Key responsibilities include:

• Carry out office administration;
• Procurement of office supply;
• Receiving and sorting daily mail/deliveries/couriers;
• Manage relationships with vendors, service providers, arrange and maintain positive vendor list and contracts with them;
• Manage and maintain executives' schedules, appointments and travel arrangements;
• Visa related actions;
• Arrangement of transport and accommodation;
• Arrange and co-ordinate meetings and events;
• Writing official letters to public authorities and other organizations;
• Prepare and edit correspondence, communications, and other documents;
• File and retrieve documents and reference materials;
• Record, transcribe and distribute minutes of meetings;
• Monitor, screen, respond to and distribute incoming communications;
• Answer and manage incoming calls;
• Receive and interact with incoming visitors;
• Liaise with internal staff at all levels;
• Interact with external clients;
• Co-ordinate project-based work;
• Taking active part in cost management on committed function;
• review operating practices and implement
• Supervise, coach and train on related topics for new staff members

 Required qualifications and skills:

• High Education;
• Minimum 2 years’ experience in an administrative position
• Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)
• Azerbaijan language - native and English language - oral and written at upper intermediate level, Russian language is desirable
• Professional customer service attitude and effective teamwork skills.
• Multitasking and time management skills, the ability to plan the time effectively and adhere to the tight deadlines.
• Being well structured
• Excellent written and verbal communication skills in English and Azeri.
• Working knowledge of office equipment, like printers

We offer:

• Training and development opportunities within the company;
• A good work-life balance: 9 am - 6 pm from Monday to Friday
• Corporate culture and professional work environment;
• Private Health Insurance after 3 months’ probation period ;
•  Covering mobile expenses;

Please send your CVs to e-mail addres.

PARLA Pharmaceuticals tərəfindən digər vakansiyalar

• Marketing Manager
• Tibbi nümayəndə
• Satış Supervayzeri (OTC və Ümumi Dərman Vasitələri üzrə)
• Tibbi nümayəndə
• Administrativ asistent