Administrative Сoordinator

İşin təsviri

PAŞA Holding şirkəti İnzibati işlər üzrə koordinator vakansiyasını doldurmaq üçün təcrübəli namizədləri dəvət edir.

Tələblər:

• Ən azı 2 il peşəkar təcrübəsi olmalı;
• Ofis təşkilatçılığının və idarəetmənin əsas prinsiplərinin və təcrübəsinin
• Dəqiqliyin təmin edilməsi üçün detallara diqqətli olmalı;
• Məqsədyönlü olmalı, eyni zamanda bir neçə tapşırığı keyfiyyətli və sürətli yerinə yetirmə bacarığı;
• Güclü şifahi və yazılı ünsiyyət qurmaq bacarığı;
• Təşkilatçılıq bacarığı, peşəkar tərzdə işləmək qabiliyyəti;
• Microsoft Office proqramlarının bilməli, Excel proqramının mükəmməl bilməli;
• SAP programı üzrə biliklər arzuolunandır;
• Ofis avadanlıqlarından (faks, kseroks, şreder, binder) istifadə etməli;
• Azərbaycan, ingilis və rus dillərini sərbəst bilməli;

İşin təsviri:

• Ofis mallarının təchizatı, daxil olan malların qeydiyyatı və yoxlanılması;
• Təchizatçılar üzrə təkliflərin toplanılması;
• Ofis inventarlarının miqdarını müəyyən etmək məqsədi ilə anbarın yoxlanılaraq  təchizatın  müəyyənləşdirilməsi; Öncədən olan ehtiyatların  miqdarının müyyənləşdirilməsi; təchizat üçün sifarişlərin verilməsi və  sürətləndirilməsi; təchizat alınmasının təsdiqlənməsi.
• Təchizatla əlaqədar hesab-fakturaların yoxlanılması;
• SAP sisteminə məlumatların daxil olunması;
• Təchizatçıların xidməti müqavilələri ilə əlaqədar olaraq Hüquq departamenti ilə əməkdaşlıq;
• İşçilərin ezamiyyətlərinin təşkili və viza məsələlərinin həll edilməsi;
• Hesabatları hazırlayıb department direktorunun diqqətinə çatdırılması;
• Ofisin texniki istismar tələblərinə tam cavab verərək rəvan çalışmağını təmin etmək;
• Qəbul otağı sahəsinə nəzarət etmək;
• Qonaqların ofisə daxil olmalarına nəzarət etmək;
• Tədbirlərin təşkil edilməsi - ofis ilə bağlı hər hansı məsəslənin tənzimlənməsi;
• Ofisə aid hər hansı inzibati işdə köməklik etmək;
• Fayl sisteminin təşkil və idarə edilməsi, elektron formatda saxlanması üçün hesab- fakturaların / sənədlərin scan edilməsi və məktubların və digər yazışmaların uçotunun aparılması;
• İş qrafiki: 09:00-18:00; 5 günlük iş həftəsi;

Müraciət etmə qaydaları:

Maraqlanan namizədlərdən aşağıda göstərilən qaydada müraciət  etmək  xahiş olunur:
 
• Yığcam - 1 səhifədən ibarət CV foto şəkil ilə birlikdə;
• Həmin CV [email protected] elektron ünvanına göndərilməlidir;
• Elektron məktubun mövzu sətrində – “Administrative Coordinator” qeyd olunmalıdır;
• CV-lər 31 may 2014-cü il tarixinədək göndərilməlidir.

Diqqət:  Bu vəzifənin tələblərinə uyğun olmayan, yuxarıda qeyd olunan qaydalara riayət etməyən və müəyyən olunmuş son tarixdən geс müraciət edən şəxslərin namizədliyinə baxılmayacaq.

PASHA Holding invites experienced candidates to fill  the position of Administrative Сoordinator.

Requirements:

• At least 2 years of professional experience;
• Knowledge of principles and practices of basic office management and organization;
• Attention to detail to ensure accuracy;
• Self-motivated, works quickly and efficiently on multiple tasks;
• Excellent verbal and written skills;
• Organizational skills, ability to perform in a professional manner;
• Knowledge of Microsoft Office, excellent knowledge of Excel;
• Knowledge of SAP is desirable;
• Use office equipment (fax, copier, shredder, binder);
• Fluency in Azeri, English and Russian;

Position Summary:

• Carry out office purchasing and  procurement in line with the internally established procedure;
• Responsible for gathering and review vendors proposals;
• Maintains supplies inventory by checking stock to determine inventory level; anticipating needed supplies; placing and expediting orders for supplies; verifying receipt of supplies;
• Work closely with Finance other vendors invoices;
• Data entry to SAP;
• Work with Legal department on suppliers service contracts;
• Organize employees' business trips and provide visa assistance;
• Preparation of necessary administrative reports and providing them to department Director;
• Ensure the office runs smoothly by completing maintenance requirements;
• Monitor the Reception area;
• Monitor the office access by external visitors;
• Event organizations – arrangement any office related events;
• Assist in any other administrative issues;
• Organize and maintain file system, scan invoices/documents for electronic storage, and files correspondence and other records;
• Work schedule: 09:00-18:00; 5 days a week;

How to apply:

Interested candidates are requested to submit:
 
• Compact- 1 page CV with a photo ;
• CV should be sent to [email protected] ;
• Put  “Administrative Coordinator” in the subject line;
• CVs should be sent by the 31 of May 2014.

Attention: Candidatures not eligible for the requirements of this position, not following the above rules or applied after the deadline will not be considered.

Компания PASHA Holding приглашает опытных кандидатов на должность административного координатора.

Требования:

• Профессиональный опыт не менее 2 лет;
• Знание принципов и практики основного делопроизводства и организации.
• Внимание к деталям, для обеспечения точности.
• Целеустремленность, умение быстро и эффективно работать над несколькими задачами одновременно;
• Хорошие навыки устного и письменного общения;
• Организаторские способности, умение работать на профессиональном уровне;
• Знание программы Microsoft Office, углубленное  знание программы Excel;
• Знание системы SAP - желательно;
• Умение пользоваться офисным инвентарем (факс, ксерокс, шредер, байндер) ;
• Владение в совершенстве азербайджанским, английским и русскими языками;

Описание работы:

• Снабжение офиса товарами, учет и проверка поступивших товаров;
• Сбор предложений, поступивших от  поставщиков;
• Управление поставками инвентаризации после проверки склада, с целью определения уровня запасов; предопределение  необходимого инвентарей; размещение и ускорение заказов на поставки; проверка получения поставок;
• Проверка счет – фактур,  связанных с поставками;
• Введение  информации в систему SAP ;
• Работа с юридическим департаментом в связи с договорами поставщиков услуг;
• Организация  деловых поездок сотрудников и решение проблем, связанных с визами;
• Составление и предоставление отчетов административному директору;
• Контролирование беспрепятственной работы офиса, следуя требованиям технического обслуживания;
• Контроль ресепшн - зоны;
• Контролирование доступа посетителей в офис;
• Организация мероприятий – урегулирование каких-либо вопросов в связи с офисом;
• Содействие по административной работе офиса;
• Организация и ведение файловой системы, сканирование счет-фактур / документов для электронного хранения и формирование корреспонденций и других записей;
• Рабочий график: 09.00 – 18.00 ;  5-тидневная рабочая неделя;

Правила

Заинтересованных кандидатов просим подавать заявки следующим образом:
   
• Краткое – составленное на 1 листе CV с фотографией;
• CV послать по электронной почте  по адресу [email protected];
• В строке Subject электронной почты указать -  “Administrative Сoordinator”;
• CV принимаются  до 31 мая 2014-го года.

Внимание: Кандидатуры, не соответствующие критериям этой должности, не соблюдающие вышеуказанных правил и обратившиеся после указанного срока рассматриваться не будут.

İşəgötürənin reytinqi

PAŞA Holding tərəfindən digər vakansiyalar

• Strategy Management Senior Specialist
• Strategy Management Senior Specialist
• Senior Communications Specialist
• Junior Analyst within Macroeconomic Research department
• Procurement Manager