Административный Ассистент

İşin təsviri

Административный Ассистент:

Обязанности:

• Осуществляет организацию командировок сотрудников и координирует совещания / мероприятия внутри представительства; включая всю визовую документацию и управление.
• Готовит и обрабатывает документы для перевода через стороннего поставщика.
• Координирует потребности представительства, например, заказ и управление офисным оборудованием и поставками, ведение списка телефонов
• Подготовка необходимой документации для автомобилей представительства
• Помощь менеджерам в конкретных проектах при необходимости, например, аренда офисов, жилых помещений
• Обеспечение деловых потребностей Главы Представительства.
• Заказ канцтоваров, офисных принадлежностей, визитных карточек для сотрудников офиса
• Обеспечение визовой поддержки в получении виз для гостей Республики Узбекистан, соответствующее бронирование отелей, транспорта (своевременное прибытие транспорта), любые другие вопросы
• Заказ билетов, соответствующего транспорта (своевременное прибытие водителей), бронирование отелей для персонала компании Colgate-Palmolive и любые другие вопросы по отслеживанию процессов
• Вопросы обслуживания мобильных телефонов
• Составление отчетов по расходам для Главы Представительства, сотрудников (когда ремонт необходим для автомашин представительства)
• Помощь в поиске жилья для Главы Представительства и исполнение других вопросов, относящихся к Главе Представительства.
• Ведет кадровое делопроизводство (работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Представительства, регистрация, учёт, хранение, формирование дел).
• Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем ; отправление срочных писем;
• Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
• По поручению менеджеров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
• По поручению Главы представительства, менеджеров подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Представительства в целом;
• По поручению Главы представительства, менеджеров печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
• Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Представительства инструкции по безопасности и режима работы.

Требования:

• Свободное знание английского, русского, азербайджанского языка
• Желательно иметь опыт работы в HR

E-mail: [email protected]

Colgate-Palmolive Azerbaijan tərəfindən digər vakansiyalar

• Key Account Manager
• Oral Care Consultant
• Demand Planner
• Administrative assistant
• Accountant