Hər zaman forumlarda, təlimlərdə, şəbəkə görüşlərində sistemlərin vacibliyi, xüsusilə İnsan Resurslarında sistemlərin qurulmasının mütləq olmasını vurğulayırlar.

Məsələyə ümumi baxdıqda sistemlə sistemsizlik arasında fərqin üzdə az amma dərinlikdə çox olduğunu görərik. Sistem olmayan yerdə hər bir proses pərakəndə şəkildə gedir.

Sistem olmayan şirkətlərdə aşağıdakılara rast gələ bilərik:

1. Zaman israfı olur;
2. Proseslər ləng gedir;
3. Sənədlər itir və tapşırıqların həll icrasında problemlər yaranır;
4. Effektivlik aşağı düşür;
5. İş çox olmuş kimi görsənir lakin iş yükü o qədərdə çox deyil.

Hətta böyük şirkətlər bəzən müqavilələrin hazırlanmasını bir bir word formasında dəyişiklik edərək hazırlayır. Əmək haqqılar hesablanarkən avtomatlaşdırılmış sistemlər olmadığı üçün zaman israfı və hesablamalarda səhvlərə yol verilir. Sistem olmayan yerdə sənədlər itir və zaman zaman xaos baş verir.

Şirkətinizdə sistem qurularsa:

1. Zamana qənaət edəcəksiniz; (Zaman ən böyük resursdur)
2. Proseslərinizi sürətləndirəcəksiniz;
3. Tapşırıqların icrasını daha tez edəcəksiniz;
4. Effektivlik yüksək olacaq;
5. İş yükünüz normal olacaq.

Ən əsası çay/ kofe içməyə,  başınızı qaşımağa vaxtınız olacaq.

Şirkətlərdə sistem qurarkən ilk növbədə edəcəyiniz məsələ təşkilatın analizini aparmaqdır. Analiz aparmadan sistem qurmağa başlasanız quracağınız sistem uğursuz olacaqdır. Belə təsəvvür edək ki, siz kaktusa 1 saatdan 1 su tökürsünüz bunun nəticəsində kaktus öz ömrünü bir müddət sonra başa vuracaqdır. Eləcə də şirkətlər belədir. Hər bir şirkətin gördüyü işlərə və ana xəttinə uyğun analiz edib, diaqnoz qoyub, düzgün sistem qurmaq vacibdir. İnsan Resurslarının sistemsizliyi şirkətin sistemsizliyi deməkdir. İnsan Resursları İşə qəbul qolundan tutmuş, əmək haqqı, kargüzarlıq və digər insan resursları proseslərini daim sistemləşdirməlidir. Sistem qurmaq qədər isə onun dərk olunması olduqca vacibdir.

Sistemləri cəmləşdirsək 2 platformada qurmaq mümkündür:

1. Excel, Google Cloud (G-SUİTE);
2. ERP proqramları üzərində.

Excel, Google Cloud (G-Suite) daha ucuz, daha sərfəli, əlçatandır. Buna görə əksər şirkətlər İnsan Resursları proseslərini bu platformalarda qurur. ERP sistemləri isə daha bahalı, texniki dəstəyi daha uzun çəkdiyi üçün şirkətlərin əksəriyyəti bunların qurulmasına vəsait ayırmır.

Hər bir halda sistem qurarkən bunları mütləq nəzərə alın:

1. Effektiv olsun;
2. Sadə  və anlaşıqlı olsun;
3. Hər bir şəxs tərəfindən öyrənilə bilsin.

Ümid edirəm ki, sistemlərin mahiyyəti barədə kifayət qədər izah verə bildim.

Müəllif: İlkin Mirzəzadə, İnsan Resursları Peşəkarı.

Təcrübənizi və biliyinizi bölüşmək, məqalənizi göndərmək, daha çox insana fayda vermək istəyirsinizsə, [email protected] elektron ünvanına yazın.