Ofis Menecer

İşin təsviri

Ofis Menecer

Hesabat verir: Sub-ofisin rəhbərinə / Qrup Rəhbərinə

İşin təsviri:

Müqavilənin müddəti: 01.09.17 – 31.12.2018

Vəzifələri

Ofis Menecer aşağıdakılara görə məsuliyyət daşıyır
 ofisin səlis fəaliyyətini təmin edir
 komanda ilə yaxşı kommunikasiya axını
 ofis üçün bütün inzibati vəzifələrin gündəlik əməliyyat göstəriciləri
 Sənədlərin arayış fayllarında və ya sənədlərin qeydiyyatı sistemində (DMS) GİZ qaydalarına uyğun şəkildə qeydiyyatı

Ofis Menecer aşağıdakı vəzifələri yerinə yetirir:

A. Tapşırıqlar

Katiblik işi və xidmətləri

 Komandanın səfər qrafikini təşkil edir və əlaqələndirir
 Zəngləri qəbul edir, yönləndirir və ya cavablandırır
 Daxil olan və göndərilən yazışmaları (poçt, faks, e-mail) idarə edir və prioritetləşdirir və təşkil edir
 Cavablandırır və məktublaşmaya nəzarət edir
 Ehtiyac olduqda sənədlərin surətini çıxarır və ya skan edir
 Daxili və xarici (komanda) görüşlərdə və seminarlarda iştirak edir və yardım edir (məsələn qeydlər aparmaqla)
 
Ofisin koordinasiyası, inzibati idarəetmə və ümumi koordinasiya

 Cədvəlləri (qrafikləri) əlaqələndirir və nəzarət edir və  GİZ ofisi ilə bağlı nəzərdə tutulan tədbirlər üçün razılaşdırılmış vaxtın boş olmasını təmin edir
 Sürücülərin qrafiklərini koordinasiya edir
 Görüşlər üçün otaqları təşkil və koordinasiya edir
 Görüşlər və seminarlar üçün zəruri avadanlıq və ləvazimatları təmin və koordinasiya edir
 Rəhbər ilə razılaşdırılmaqla bütün dəftərxana ləvazimatları və zəruri avadanlıqlar və mebelin alışı
 fəaliyyətləri Bakı Ofisindəki ofis menecer ilə koordinasiya edir

Administrasiya

 Ofis üçün qeydiyyat sisteminin yaradılması və saxlanılmasına kömək edir, məlumatları, konkret olaraq, kadr və maliyyə sahələrində məlumatları gizli saxlayır
 Daxil olan və göndərilən məktubların qeydiyyat sistemini gündəlik olaraq yeniləyir
 ofis / layihə / proqram üçün inventarlar siyahısını hazırlayır
 Sürücü və Təmizlikçiləri idarə edir

Ümumi tapşırıqlar

 Qonaqlar mehriban tərzdə qarşılayır və onlara məşrubatlar təklif edir
 Tələb olunduqda tərcümə edir

Digər bilik və əlavə səriştəliklər

 Rəhbərlik tərəfindən həvalə edilmiş digər vəzifə və tapşırıqları yerinə yetirir

Tələb olunan ixtisas, səriştə və təcrübə

İxtisas
 İnzibati idarəetmə / administrasiya və ya oxşar sahədə universitet diplomu

İş təcrübəsi
 Anoloji vəzifədə ən azı 3 illik iş təcrübəsi

Digər bilik və əlavə səriştəliklər

 İKT (müvafiq proqram təminatı, telefon, faks, elektron poçt, internet) və kompüter əlavələri (məsələn, MS Office) üzrə yaxşı işləmə bacarığı
 İngilis və azərbaycan dillərində mükəmməl şifahi və yazılı bilik səviyyəsi
 Yaxşı idarəetmə və təşkilatçılıq bacarıqları
 Yerinə yetiriləcək vəzifələr üzrə tələb olunduğu kimi bilik və bacarıqların təkmilləşdirilməsinə hazır olmaq - müvafiq tədbirlər rəhbərlik ilə razılaşdırılır 

İş yeri müntəzəm olaraq Bakıya və bəzən Gürcüstana səyahətlərlə Gəncə ofisindədir.

Göstərilən tələblərə cavab verən  namizədlərdən CV-lərini mövzu yerinə “Ofis Menecer” yazaraq [email protected]  ünvanına göndərməsi xahiş olunur.

Müraciət üçün son tarix: 30.07.2017

Yalnız tələblərə cavab verən namizədlər müsahibəyə dəvət olunacaqlar.

Office Manager

Reports to: Head of Sub-office / Team Leader

Contract duration: 01.09.17 – 31.12.2018

Responsibilities

The Office Manager is responsible for
 ensuring that the office runs smoothly
 good communication flow with the team
 daily operational performance of all administrative tasks for the entire office
 filing documents in reference files or in DMS in line with GIZ’s filing rules

The office manager performs the following tasks:

B. Tasks

Secretariat work and services

 organises and coordinates the team’s travel schedule
 answers, reviews, forwards and/or takes calls
 manages incoming and outgoing correspondence (post, fax, email) and prioritises and organises it
 replies and looks after correspondence
 photocopies and scans documents as needed
 participates in internal and external (team) meetings and workshops and assists with documenting these, e.g. by taking minutes
 
Office coordination, office management and general coordination

 coordinates and monitors schedules and ensures agreed blocks of time are kept clear for planned events relating to the GIZ office
 coordinates driver’s schedule
 coordinates and organises rooms for meetings
 coordinates equipment and supplies required for meetings and trainings
 purchasing all office supplies and necessary equipment and furniture in coordination with the Supervisor
 coordinates activities with Office Manager in Baku office

Administration

 assists in creating and maintaining a filing system for the office, treats information confidentially, specifically in the areas of personnel and finance
 updates the filing system daily with incoming and outgoing correspondence
 maintains the inventory list for the office/project/programme
 Administers Driver and  Cleaner

General tasks

 welcomes visitors in a friendly manner and organizes beverages for them
 interprets and translates as required

Other duties/additional tasks

 performs other duties and tasks at the request of management

Required qualifications, competences and experience

Qualifications
 university degree in office management/administration or similar area

Professional experience
 at least 3 years’ professional experience in a comparable position

Other knowledge, additional competences

 good working knowledge of ITC technologies (related software, phone, fax, email, the internet) and computer applications (e.g. MS Office)
 Fluency in written and verbal English and Azerbaijani
 good management and organizational skills
 willingness to upskill as required by the tasks to be performed – corresponding measures are agreed with management

Working place is Ganja office, with occasional travels to Baku and Georgia.

Qualified candidates are kindly asked to send their applications by e-mail to: [email protected]

Application deadline: 30.07.2017

Please indicate the name of the position (Office Manager) you are applying for in the subject line of the email.

Please be advised that only shortlisted candidates will be invited to the further stages of the recruitment process.

German International Development and Cooperation Agency (GIZ Baku) tərəfindən digər vakansiyalar

• Professional service for photo and video production
• Junior Procurement Professional
• Intern for project
• Renovation Works Gakh VET Center
• Renovation Materials Gakh Vocational Lyceum