Document Controller

İşin təsviri

Document Controller

GAS – Baku, Azerbaijan

Job Description

TO APPLY FOR THIS POSITION IS REQUIRED A PROVEN KNOWLEDGE OF THE ENGLISH LANGUAGE – WRITTEN AND VERBAL

E-MAIL OBJECT: GAS-AZ-002-2016

Please send your CV to: [email protected]

Job Duties:

1) Assist Branch Quality Manager (BQM) to ensure that an ISO 9001 compliant QMS is established, implemented, and maintained within the Branch throughout the project activities;
2) Controls all project-related Quality documents and records, and with BQM, is responsible for documents distribution within the Branch;
3) Allocates and controls the document numbering system for the project work.
4) Works with precision to ensure that all electronic and hard copy filing is accurate and is easily retrievable.
5) Responds in a timely manner to requests to retrieve information, information searches and general requests for support from project/department personnel.
6) Accurately updates information as required.
7) Describing all possible document flow structure
8) Tracking the pending documents through weekly progress reports
9) Notifying the involved party for tacking appropriate action on the pending documents
10) Ensures proper document classification, sorting, filing and proper archiving.
11) Reviews completeness of documentation and archives the document transmittals.
12) Performs document quality check in accordance to Company procedures

Desired Skills and Experience

Qualifications/Demonstrable experience

• Bachelor degree
• Minimum of 3 to 5 years document control experience
• Strong verbal, written, organizational, time management and interpersonal skills.
• Strong computer skills, including working knowledge of MS Office and e-mail.
• Good command of written & spoken English and ability to prepare reports and statistics.
• Knowledge of ISO 9001 standards
• Previous experiences in international companies are preferable
• Multitasking
• Problem-solving abilities

Sənədlərin dövriyyəsi üzrə nəzarətçi

“GAS” – Bakı, Azərbaycan

Vəzifə öhdəliklərinin təsviri

BU VƏZİFƏ ÜÇÜN MÜRACİƏT EDƏN ŞƏXSLƏRDƏN MÜKƏMMƏL YAZILI VƏ ŞİFAHİ OLARAQ İNGİLİS DİLİ BİLİKLƏRİ TƏLƏB OLUNUR.

E-məktubun başlığı (mövzu yerində): GAS-AZ-002-2016

CV-lərinizi  [email protected] ünvanına göndərməyiniz xahiş olunur.

Vəzifə öhdəlikləri:

1) Layihə üzrə fəaliyyətlərin həyata keçirildiyi dövrdə Filialın Keyfiyyətə Nəzarət Menecerinə (KNM) Filial daxilində ISO 9001 standartlarına cavab verən Keyfiyyətin İdarə Olunması Sisteminin yaradılması, icrası və onun tələblərinə əməl olunmasının təmin edilməsində kömək etmək.
2) Layihə ilə əlaqəli bütün sənədlərə və qeydlərə nəzarət etmək və Filialın daxilində sənədlərin paylanmasına görə KNM ilə birgə məsuliyyət daşımaq.
3) Layihə işləri üçün sənədlərin nömrələnməsi sistemini təyin etmək və ona nəzarət etmək.
4) Bütün elektron və kağız sənədlərin nüsxələrinin arxivləşdirilməsi ilə bağlı işlərin səliqəli şəkildə aparılmasını, sənədlərin asanlıqla tapılmasını təmin etmək üçün tapşırıqları yüksək dəqiqliklə həyata keçirmək.
5) Layihə və ayrı-ayrı şöbələrin əməkdaşları tərəfindən məlumat çıxarışları, məlumat axtarışları ilə bağlı sorğulara, habelə dəstək üçün müvafiq müraciətlərə vaxtlı-vaxtında və operativ şəkildə reaksiya vermək.
6) Tələb olunduğu hallarda məlumatları səliqəli şəkildə yeniləmək.
7) Bütün mümkün sənədlərin dövriyyəsi ilə bağlı strukturu təsvir etmək.
8) İşlərin gedişatına dair həftəlik hesabatlar vasitəsilə icra olunmamış sənədləşdirmələri aşkar etmək.
9) İcra olunmamış sənədləşdirmələr ilə  əlaqədar müvafiq tədbirlərin görülməsi üçün aidiyyatı tərəflərə bildirişlər təqdim etmək.
10) Sənədlərin müvafiq qaydada kateqoriyalara bölünməsi, yerbəyer olunması, qeydiyyatı və arxivləşdirilməsini təmin etmək.
11) Sənədlərin tamlığını nəzərdən keçirmək və sənədlərin ötürülməsini arxivləşdirmək.
12) Şirkətin daxili prosedurlarına müvafiq olaraq sənədlərin keyfiyyətinin yoxlanılmasını həyata keçirmək.

Arzu olunan bacarıqlar və təcrübə

İxtisaslar / Tətbiq edilə biləcək iş təcrübəsi

• Bakalavr dərəcəsi
• Sənədlərin idarə edilməsi üzrə ən azı 3-5 il peşəkar təcrübə
• Yüksək səviyyəli yazılı, şifahi əlaqə saxlamaq, təşkilati səriştələr, vaxtın  məhsuldar idarə olunması  və fərdlərarası ünsiyyət qurmaq bacarıqları.
• Yüksək səviyyəli kompüter bacarıqları, o cümlədən MS Office and e-poçt proqramları ilə işləmək bacarığı.
• İngilis dilində sərbəst danışmağı və yazmağı bacarmaq, müxtəlif hesabatlar və statistik məlumatları tərtib etmək bacarığı.
• ISO 9001 standartlarını bilmək
• Xarici şirkətlərdə əvvəlki iş təcrübəsi olanlara üstünlük verilir
• Eyni zamanda bir neçə tapşırığı yerinə yetirmək bacarığı
• Problemləri həll etmək qabiliyyəti

GAS Azerbaijan Branch tərəfindən digər vakansiyalar

• Office Receptionist
• Keyfiyyətin Təminati/Keyfiyyətə Nəzarət Meneceri