Assistant to MD/ Ассистент директора

İşin təsviri

Режим работы - Пятидневка

Оклад - 1000 азн нет

Специальные (профессиональные) знания по должности:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие, методические и нормативные документы, касающиеся своей непосредственной деятельности;
• приемы и методы делового общения и ведения переговоров;
• основы документационного обеспечения управления и основы административного  делопроизводства;
• перевод служебной документации на иностранный язык;
• принцип организации работы курьерских служб;
• составление презентаций и управление статистическими данными;
• основы управления проектами;
• рабочие процессы и инструкции административного отдела;

Общие знания работника организации:

• основные бизнес-процессы Компании;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;
• правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности, гражданской обороны;
• основы делового этикета;
• правила пользования офисной техникой, коммуникаций и связи.

Требования к квалификации:

• высшее образование;
• опыт работы не менее 2 лет на позиции административного характера (офис-менеджер, секретарь, ассистент отдела);
• опыт работы и знание процесса документооборота, договорной работы;
• опыт взаимодействия с курьерскими службами;
• опыт поддержки жизнедеятельности отдела; - контроль наличия необходимых канцтоваров, санитарно-гигиенических средств, организации своевременных закупок, организация совещаний;
• опыт организации деловых поездок;
• уверенное владение MS Office, WPS, KMP;
• обязательно знание английского или русского языка; - прочитать, перевести, объясниться, письменно ответить
• умение работать в режиме многозадачности;
• требуемые навыки/умения, их уровень;
• нацеленность на результат;
• способности выстраивать эффективные отношения с другими работниками, клиентами и партнёрами по бизнесу;
• навыки планирования и расстановки приоритетов;
• организаторские способности;
• ответственность;
• отличные коммуникативные навыки;
• умение работать в команде. 

Должностные обязанности работника:

• Специальные (профессиональные) обязанности работника:
• Ведет документооборот административного отдела: занимается оформлением и подписанием документов, связанных с деятельностью отдела, обменивается документами с поставщиками, оформляет авансовые отчеты для предоставления в отдел бухгалтерского и налогового учета.
• Участвует в подготовке и организации совещаний сотрудников административного отдела, и при необходимости, других отделов главного офиса. Принимает участие в совещаниях.
• Осуществляет договорную работу (для внутренних нужд компании), включая запрос коммерческих предложений, проверку условий договора, запуск процесса согласования договора, контроль подписания и своевременной передачи подписанного договора поставщику, архивирование договоров, заведение новых поставщиков, обновление данных по поставщикам и условиям сотрудничества, контроль проведения оплат, предоставления закрывающих документов и т.д.
• Осуществляет поиск и анализ информации, связанной с деятельностью административного отдела, по запросу руководителя. Отслеживает тенденции на рынке поставщиков необходимых услуг, участвует в поиске новых решений и поставщиков для обеспечения внутренних потребностей организации.
• Участвует в организации командировок сотрудников Общества: ведет базу данных сотрудников в трэвел-системе КМР, оформляет командировки сотрудников административного отдела и при необходимости сотрудников других подразделений, подбирая оптимальные варианты по организации проезда и проживания в рамках действующих локально-нормативных актов компании. Готовит статистическую отчетность на основе данных из трэвел-системы КМР по командировкам сотрудников Общества.
• Отслеживает изменения в законодательстве в сфере административно-хозяйственного учета, участвует в подготовке изменений в локально-нормативные акты организации, рабочие процессы административного отдела в связи с новыми требованиями законодательства.
• Осуществляет прием и отправку корреспонденции Общества;
• Ведет базы данных по поставщикам и договорам аренды в формате Excel;
• Администрирует систему WPS для обеспечения закупок для внутренних нужд Общества: вносит информацию о новых поставщиках, создает заявки   на закупку для нужд отдела и главного офиса, формирует и анализирует отчеты на основе данных системы по поставщикам, открытым/закрытым заявкам и т.д.
• Оказывает поддержку менеджеров по закупкам  по обработке запросов на закупку, ведению каталогов по административной части (Комус), поиску альтернативных поставщиков.
• Осуществляет подмену офис-менеджера в зоне ресепшн главного офиса во время его отсутствия;
• Формирует и готовит отчеты по работе курьерских служб, служб такси, данным по аренде и  другие отчеты по запросу руководителя отдела.
• В своей работе руководствуется процессами компании и административного отдела, вносит предложения по их оптимизации, необходимости разработки новых процессов.
• Общие обязанности работника:
• Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и т.д., исполняет приказы и распоряжения руководства Общества.
• Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
• Взаимодействует с сотрудниками других отделов для выполнения своих обязанностей.
• Составляет отчеты о проделанной работе; составляет статистические справки по эффективности своих действий и представляет их руководству.
• Разрабатывает предложения по повышению эффективности и оптимизации своей деятельности.
• не разглашает ставшую ему известной конфиденциальную и коммерческую информацию, не использует ее каким-либо образом, могущим причинить прямые или косвенные убытки Компании;
• Работа по организации ответственного хранения ТМЦ общества.
• Выполняет иные поручения своего непосредственного руководителя, связанные с осуществлением своих трудовых функций.

KARCHER tərəfindən digər vakansiyalar

• Ассистент отдела продаж
• Xadimə
• Promouter
• Merçendayzer
• Ассистент Директора/HR Ассистент