Administrative Assistant to General Manager

İşin təsviri

Position:  Administrative Assistant to General Manager

Reports to:  General Manager

RESPONSIBILITIES:

The Administrative Assistant’s primary responsibility is to meet and assist both Colleagues and external guests courteously and efficiently by giving a warm welcome, handling requests efficiently and exceeding their expectations. Reporting to the General Manager, Fairmont Baku, the Executive Assistant is responsible for ensuring the smooth operation of the Executive Office.

• Schedule and arrange all appointments for the General Manager
• Prioritize all telephone calls and in-person external and internal visitors.
• Handle all incoming web-site comments/inquiries
• Arrange all VIP reservation requests and associated amenities
• Compose correspondence for the General Manager, such as welcome letters, guest follow-up letters, etc
• Assist the General Manager in his public service role by keeping files up-to-date for the various committees and boards he participates on
• Maintain the strictest levels of professionalism and confidentiality
• Support internal hotel projects, tracking necessary action and updating reports as progress is made (i.e. annual budget, strategic plan etc.).
• Keep the filing system up-to-date 
• Maintain trace files and bring forward daily items to act on appropriate tasks
• Handle all office administration duties such as mail, phones, photocopying, office supplies
• Schedule Executive Committee Meetings, take and distribute minutes, and arrange/attend sub-committee meetings as required
• Provide translation services as required
• Make travel arrangements as required
• Assist with and support colleague events as appropriate, such as leadership & executive, colleague events, etc.
• All other duties as assigned

QUALIFICATIONS:

• Minimum of 3 years executive administration experience, preferably within a hotel environment
• Bilingual in English and Azeri/Russian, both written and verbal
• Ability to prioritize and meet deadlines in a fast-paced environment
• Professional telephone manner and demeanor with a natural response to ‘smile’ on the phone
• Excellent interpersonal, written and verbal communication skills (composing faxes, letters)
• Previous experience with confidential information
• Team player with strong initiative and self direction
• Must be able to type a minimum of 50 wpm
• Computer literacy a must, with a strong knowledge of Excel, Word, Outlook and PowerPoint.

*Only Online Applications are accepted. Please APPLY ONLINE:

• Step 1: Visit our career portal at http://www.fairmontcareers.com
• Step 2: Click on the new Search Position link
• Step 3: Use the drop down menus to search by location, job category, position, title or keyword
• Step 4: Select a position and ‘apply online”

Note: Please be attentive during the “Online Assessment” step of the application. You will be given two options: to complete the Online Assessment right away or to send it to your email account to complete later.  Please ensure that your “pop-ups” are temporarily unblocked (disabled) to allow you to complete the Online Assessment.  Your application will only be complete once your Online Assessment has been completed.

Vəzifə:   Baş Direktorun Inzibati Köməkçisi

Kimə məruzə edir:  Baş Direktor

VƏZİFƏ BORCLARI:

Baş Direktorun Köməkçisinin əsas vəzifəsi həm Həmkarlarımızı, həm də  gələn Qonaqlarımızı nəzakətlə qarşılamaq və onlara səmərəli yardım göstərmək, üzügülər və xoşrəftar davranmaq, suallarını məntiqlə və gözlədiklərindən artıq şəkildə cavablandırmaqdır. Fairmont Baku-nun Baş Direktoruna məruzə edən İcraedici Köməkçi İcraedici Ofisin sərbəst fəaliyyət göstərməsini təmin edir.

• Baş Direktor üçün bütün görüşləri planlaşdırmaq və tənzimləmək.
• Bütün telefon zənglərini, Otelə gələn bütün xarici və daxili Qonaqların istəklərini ardıcıl şəkildə qarşılamaq. 
• Elekron poçt səhifəsindən daxil olan bütün şərhləri /sorğuları müzakirə etmək.
• Bütün VIP qabaqcadan sifarişlərini və əlaqədar xidmətləri təşkil etmək.
• Baş Direktor üçün salamlama, təbrik və s. məktublar tərtib etmək.
• Baş Direktorun iştirak etdiyi müxtəlif komitə və şuralar ilə bağlı müxtəlif sənədləri vaxtaşırı yeniləməklə ona ictimai xidmətləri sahəsində köməklik etmək.
• Peşəkarlıq və məxfiliyi ən ciddi şəkildə qoruyub saxlamaq.
• Otel daxili layihələrə dəstək olmaq, lazımi tədbirləri izləmək və irəliləyiş olduqca hesabatları (illik büdcə, strateji plan və s.) yeniləmək.
• Sənədlərin qeydiyyat sistemini daim yeniləmək. 
• Sənədlərlə bağlı gedişatı izləmək və müvafiq tapşırıqları yerinə yetirmək üçün  gündəlik işləri icra etmək.
• Poçt, telefonlara cavab, surətçıxarma, ofis avadanlıqlarının təchizatı kimi ofis daxili inzibati vəzifələri icra etmək.
• İcra Komitəsinin iclaslarını qrafikə salmaq, protokollar tərtib etmək, habelə lazım gəldikdə yarım-komitə iclaslarını təşkil etmək / bu iclaslara qatılmaq.
• Lazım gəldikdə tərcümə xidmətləri göstərmək.
• Lazım gəldikdə səyahət xidmətlərini təşkil etmək.
• Lazım gəldikdə həmkarlarla bağlı tədbirlərin, rəhbərlik və icraedici ofis tədbirlərinin və s. keçirilməsinə dəstək göstərmək.
• Digər mümkün vəzifələri yerinə yetirmək.

İXTİSAS TƏLƏBLƏRİ:

• İnzibati idarəetmə sahəsində, xüsusən də Otel fəaliyyəti sahəsində ən azı 3 ilik iş təcrübəsinə malik olmaq.
• İngilis və Rus/Azərbaycan dillərində yazılı və şifahi ünsiyyət etmək. 
• Gərgin iş mühitində çalışaraq bütün tapşırıqları vaxtında icra etmək.
• Telefon zənglərinə peşəkarcasına cavab vermək və təbssümlü davranış tərzi nümayiş etdirmək.
• Mükəmməl şəkildə yazılı və şifahi ünsiyyət qabiliyyətinə malik olmaq (faks və məktub mətnləri tərtib etmək).
• Məxfi məlumatlarla iş təcrübəsinə malik olmaq. 
• Ciddi təşəbbüskarlığa, sərbəstliyə malik komanda üzvü olmaq.
• Dəqiqədə ən azı 50 söz yazmağı bacarmaq.
• Word, Excel, Word, Outlook və PowerPoint kompyüter proqramlarını bilmək.

*İş üçün müraciət yalnız Online ərizə formasında qəbul olunur. Online ərizənin doldurulma qaydaları:

• Addım 1: Bizim karyera portalımıza baş çəkin:  http://www.fairmontcareers.com
• Addım 2: Search Positions linkində new düyməsinə basın
• Addım 3: Menyudan istifadə edərək işin yerləşdiyi ərazi, işin kateqoriyası, vəzifənin adı və ya açar sözdən istifadə edərək iş axtarışı əməliyyatını yerinə yetirə bilərsiniz
• Addım 4: Vəzifəni seçin və ərizənizi Online təqdim edin

Qeyd: Ərizənin “Online Assesment” hissəsinə çatdıqda zəhmət olmasa diqqətli olun. Sizin iki seçiminiz olacaq: Online Assessment-i dərhal etmək və ya başqa vaxt etməyiniz üçün e-mail ünvanınıza göndərmək. Zəhmət olmasa əmin olun ki, ekranın yuxarı hissəsindəki “pop-ups”-a  Online Assessment-i tamamlamanız üçün müvəqqəti olaraq icazə verilmişdir. Elektron ərizəniz yalnız Online Assesment-i etdikdən sonra tamamlanmış hesab ediləcək. 

Fairmont tərəfindən digər vakansiyalar

• Revenue Analyst
• Reservations Agent
• Accounts Payable Accountant
• Human Resources Coordinator
• SPA Receptionist