Office Manager
- German-Azerbaijani Chamber of Commerce
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Elanın qoyulma tarixi: 22.01.2020Vakansiyaya müraciət tarixi bitmişdir.
İşin təsviri
eine/n Mitarbeiter/in für die Position Office Manager/in
Wir über uns:
Die Deutsch-Aserbaidschanische Auslandshandelskammer (AHK Aserbaidschan) ist die offizielle Vertretung der Deutschen Wirtschaft in Aserbaidschan. Im Rahmen unserer Tätigkeiten unterstützen wir deutsche und aserbaidschanische Unternehmen bei ihren Tätigkeiten vor Ort, bzw. in Deutschland und organisieren mehrere Netzwerkevents im Jahr. Zur Unterstützung unseres jungen, motivierten, deutsch-aserbaidschanischen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in für die Position Office Manager/in.
Zu Ihren Aufgaben gehören:
• Schriftverkehr, Reiseorganisation, Übersetzungen
• Vorbereitung der von der Büroleitung organisierten Besprechungen und Sitzungen
• Posteingang/Postverteilung: Annahme von der ankommenden Korrespondenz (Briefeschreiben, Kurierpost, Fax, E-Mail), Systematisierung, Registrierung der Post, Weiterleitung an die Büroleitung, Verteilung an die Mitarbeiter der Kammer, Beantwortung von Anfragen
• Postausgang: Registrierung und Versendung der Post
• Beantworten und Durchstellen eingehender Telefonate
• Durchführung von Anrufaktionen
• Führen der Ablage von Dokumenten, Anlegung neuer Ordner
• Beschaffung von Bürowaren
• Teilnahme und Mitwirkung an von der Kammer organisierten Veranstaltungen
• Empfang und Betreuung der Besucher, Vorbereitung der Meetingräume
• Betreuung und Pflege der Büroausstattung (Drucker, Fax, Telefonzentrale, IT-Ausstattung)
• CV-Datenbankverwaltung
• Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung
Ihr Profil:
• Abgeschlossene Universitätsausbildung
• Sehr gute Aserbaidschanisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englisch- und Russischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang in MS Office und Outlook
• Sicherer Umgang mit Büroausstattung (Drucker, Fax, Telefonzentrale, IT-Ausstattung)
• Organisationstalent, Pünktlichkeit, Teamfähigkeit, gute Kommunikationsfähigkeiten, Belastbarkeit, Flexibilität
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher Sprache (Anschreiben und tabellarischer Lebenslauf + Lichtbild) mit dem Stichwort "Office Manager / in" bis zum 10.02.2020 an [email protected].
The German-Azerbaijani Chamber of Commerce (AHK Azerbaijan) is searching for an
“Office Manager” in the Service Center.
About us:
The German-Azerbaijani Chamber of Commerce (AHK Azerbaijan) is the official representative of the German economy in Azerbaijan. As part of our activities we support German and Azerbaijani companies in their activities here and in Germany and we organize multiple network events each year. To support our young and motivated German-Azerbaijani team we are looking for an employee for the position of “Office Manager” in the Service Center.
Main Responsibilities
• Correspondence, travel arrangements, translations;
• Incoming posts / distribution of posts: receiving of the incoming correspondence (letter writing, courier's post, fax, e-mail), systematisation, registration of the posts and forwarding them to the office management and the employees of the chamber, responding to enquiries;
• Outgoing posts: Registration and dispatching of the posts by courier;
• Answering and transferring incoming telephone calls;
• Archiving and actualization of documents regularly;
• Procurement of office supplies;
• Participation and assistance in the events organised by the chamber;
• Conducting call actions during the events;
• Reception and support of visitors and preparation of meeting rooms for appointments;
• Preparation of the meetings organised by the office management;
• Support and maintenance of the office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Company-database management, CV-database management;
• Replacing Assistant of Executive Director.
Job Requirements
• Successfully completed university education;
• Very good / fluent German and Azerbaijani knowledge in spoken and written, good knowledge of English;
• Russian would be an asset;
• Secure handling in MS Office;
• Secure handling of office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Organisational skills, very good communication skills, resilience, flexibility, punctuality, ability to work in a team;
We are looking forward to receiving your application (cover letter and tabular CV + photo) with the subject "Office Manager" until 10.02.2020 at [email protected].
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