Layihə rəhbəri kimi ən vacib vəzifələrdən biri komandadan vaxtında, dürüst və aydın məlumat almaqdır. Amma real həyatda bəzən elə situasiyalar yaranır ki, komanda üzvləri hesabat verməkdən yayınır, məlumatları gecikdirir və ya tam şəffaf olmur. Belə vəziyyətlərdə layihəni idarə etmək çətinləşir, proseslər dayanır və nəticədə layihənin uğuru təhlükə altına düşür. Bəs, komandadan vaxtında və düzgün hesabat ala bilmədiyiniz halda layihəni necə davam etdirməli? Bu yazıda sizə məhz belə vəziyyətlərdə tətbiq edə biləcəyiniz 6 effektiv idarəetmə yolunu təqdim edirik. Bu metodlar sizə həm komandanın etimadını qazanmaqda, həm də layihəni nəzarətdə saxlamaqda kömək edəcək. Əgər siz də zaman-zaman "niyə komanda mənə vaxtında məlumat vermir?" sualı ilə qarşılaşırsınızsa, bu məqalə sizin üçündür.
1. Əlaqə və etimad mədəniyyətini qurun
Komandanız sizə hesabat vermirsə, problemin kökü çox zaman etimadın və açıq ünsiyyətin olmamasıdır. İlk növbədə, komanda üzvləri ilə şəffaf və dostyana münasibət qurmalısınız. Rəhbər-işçi münasibətini yalnız "tapşırıq-ver və gözlə" modeli ilə yox, qarşılıqlı anlaşma əsasında inkişaf etdirmək önəmlidir. İnsanlar özlərini rahat hiss etdikdə, qorxmadan gerçəkləri paylaşırlar. Etimad mühiti olmadan heç bir komanda tam səmərəli işləyə bilməz. Bunun üçün, ilk növbədə, davamlı 1:1 görüşlər təşkil edin, fikirlərini bölüşmək üçün komanda üzvlərinə real imkan yaradın. Sadəcə iclaslarda deyil, qeyri-rəsmi söhbətlərdə də onlarla danışın. Qapalı qapı siyasəti tətbiq etməyin, daim açıq və əlçatan olun. Bu cür münasibət komandanın sizə daha açıq və hesabatlı olmasına kömək edəcək.
2. Aydın və ölçülə bilən gözləntilər qoyun
Çox vaxt komanda üzvləri nəyi, nə zaman və necə hesabat verməli olduqlarını tam anlamırlar. Ona görə də layihə rəhbəri kimi dəqiq, ölçülə bilən və vaxtında icra olunmalı olan gözləntilər müəyyənləşdirməlisiniz. "Məni məlumatda saxlayın" kimi ümumi cümlələr yerinə, "hər həftənin sonunda status hesabatı göndərin", "tapşırıq bitdikdən 1 saat sonra bildirin" kimi aydın təlimatlar verin. Gözləntilər yazılı şəkildə paylaşılmalıdır, çünki şifahi tapşırıqlar çox vaxt unudulur və ya səhv başa düşülür. Bundan əlavə, gözləntiləri tapşırıqların prioritetlərinə uyğunlaşdırın. Hansı tapşırığın təcili, hansının isə gözləyə biləcəyini açıq şəkildə izah edin. Komanda hansı məlumatı nə üçün və nə zaman verməli olduğunu bildikdə, hesabat verməmək ehtimalı azalır.
3. Məsuliyyət bölgüsünü şəffaf edin
Layihənin uğurlu getməsi üçün kim hansı işə cavabdehdir, hər kəs üçün aydın olmalıdır. Çox vaxt hesabat verməməyin səbəbi kimin məsuliyyət daşıdığını bilməmək olur. Ona görə də layihə başlayanda və hər mərhələdə məsuliyyət bölgüsünü yazılı şəkildə paylaşıb hamıya təqdim edin. Məsələn, "A tapşırığından cavabdeh: Orxan, B tapşırığından cavabdeh: Nigar" kimi aydın bölgü yaradın. Bunu vizual şəkildə (tablolar, Kanban lövhələri) ilə də göstərə bilərsiniz. Hər kəs öz məsuliyyətini biləndə, nəticə barədə hesabat verməkdən yayınmaq daha çətin olur. Bundan əlavə, tapşırıqlara nəzarət üçün paylaşılmış onlayn platformalar (məsələn, Trello, Asana, Jira) istifadə edin ki, kim nə işləyir, hansı mərhələdədir, açıq şəkildə görünsün. Bu, həm şəffaflığı, həm də hesabatlılığı artırır.
4. Proses və sistemlər qurun, təsadüfilikdən uzaqlaşın
Komandadan hesabat gözləyirsinizsə, dəqiq və təkrarlanan proseslər qurmaq vacibdir. Yəni "görək necə gedir" prinsipi ilə yox, standartlaşmış hesabat formaları, iclaslar və platformalarla işləmək daha effektivdir. Məsələn, həftəlik və ya günlük status iclasları yaradın və hər kəs üçün sabit vaxt müəyyən edin. Bununla yanaşı, formalaşdırılmış hesabat şablonları verin ki, hər kəs nədən danışacağını bilsin. "Bu həftə gördüyüm işlər, qarşılaşdığım çətinliklər, növbəti addımlar" kimi bölümlərlə sadə format təqdim edin. Əgər struktur yoxdursa, komanda nəyi, necə və nə zaman paylaşacağını bilməyəcək. Bütün komanda üçün ümumi və avtomatlaşdırılmış platformalarda (Slack, MS Teams) hesabat vermə prosesi qurun. Nə qədər az təsadüfilik olarsa, bir o qədər asan və davamlı hesabat prosesi olur.
5. Müxtəlif hesabat üsullarından istifadə edin (hamı üçün eyni üsul işləmir)
Hər komanda üzvü fərqlidir və hər kəs eyni üsulla hesabat verməyə meyilli olmur. Bəziləri yazılı hesabatları üstün tutur, digərləri isə şifahi izahı daha rahat sayır. Ona görə də, fərqli formatlarda məlumat almağa hazır olun. Məsələn, bəzilərindən e-poçt ilə hesabat istəyin, digərlərindən qısa video və ya səs yazısı şəklində. Bəzi hallarda gündəlik və ya həftəlik stand-up iclasları daha effektivdir. Bəzən isə kanban lövhələrində tapşırıqların statusunu qeyd etmək kifayət edir. Rəhbər olaraq komanda üzvlərinizin ünsiyyət tərzini nəzərə alın. Kim necə rahatdırsa, ona uyğun hesabat üsulu təklif edin. Esas məqsəd məlumatın alınmasıdır, formatı isə ikinci plandadır. Bu yanaşma komandaya çevik yanaşdığınızı göstərər və daha səmərəli əməkdaşlıq yaradar.
6. Geri bildirim və mükafatlandırma sistemini tətbiq edin
Əgər komanda hesabat verirsə, bunu görmək və dəyər vermək vacibdir. Əks halda insanlar düşünə bilər ki, "heç kim baxmır, niyə vaxt sərf edim?". Ona görə də mütəmadi olaraq verilən hesabatlara reaksiya verin, təşəkkür edin və müsbət davranışları mükafatlandırın. Kiçik bir "əla iş, vaxtında məlumat verdiyiniz üçün təşəkkürlər" mesajı belə motivasiya yaradır. Eyni zamanda, hesabat verməyənlərə də konstruktiv geri bildirim verin. "Əgər məlumatı vaxtında alsaydıq, qərarlarımız daha tez olardı" kimi səbəb və nəticə əlaqəsi izah edin. Həmçinin, nəticələrə əsaslanan bonus və ya motivasiya sistemləri qurmaq olar. Məsələn, layihə dövründə davamlı və keyfiyyətli hesabat verən şəxsləri fərqləndirmək. Bu, zamanla hesabat vermə mədəniyyətini formalaşdıracaq.
