Office Manager/in

İşin təsviri

Main Responsibilities:

• Participation and assistance in the events organised by the chamber;
• Conducting call actions during the events;
• Correspondence, travel arrangements, translations;
• Incoming posts/distribution of posts: receiving the incoming correspondence (letter writing, courier's post, fax, e-mail), systematisation, registration of the bars and forwarding them to the office management and the employees of the chamber; responding to enquiries;
• Outgoing posts: Registration and dispatching of the posts by courier;
• Answering and transferring incoming telephone calls;
• Archiving and actualisation of documents regularly;
• Procurement of office supplies;
• Reception and support of visitors and preparation of meeting rooms for appointments;
• Preparation of the meetings organised by the office management;
• Support and maintenance of the office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Company-database management, CV-database management;

Job Requirements:

• Successfully completed university education;
• Excellent/fluent German and Azerbaijani knowledge in spoken and written, good knowledge of English;
• Russian would be an asset;
• Secure handling in MS Office;
• Secure handling of office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Organisational skills, excellent communication skills, resilience, flexibility, punctuality, and ability to work in a team;

We are looking forward to receiving your application (cover letter and tabular CV + photo) with the subject "Front Office Manager" by 05.02.2023.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Teilnahme und Mitwirkung an von der Kammer organisierten Veranstaltungen
• Schriftverkehr, Reiseorganisation, Übersetzungen
• Vorbereitung der von der Büroleitung organisierten Besprechungen und Sitzungen
• Posteingang/Postverteilung: Annahme ankommender Korrespondenz (Schreiben, Kurierpost, Fax, E-Mail), Systematisierung, Registrierung der Post, Weiterleitung an die Büroleitung, Verteilung an die Mitarbeiter der Kammer, Beantwortung von Anfragen
• Postausgang: Registrierung und Versendung der Post
• Beantworten und Durchstellen eingehender Telefonate
• Durchführung von Anrufaktionen
• Führen der Ablage von Dokumenten, Anlegung neuer Ordner
• Beschaffung von Bürowaren
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Vorbereitung der Meetingräume
• Betreuung und Pflege der Büroausstattung (Drucker, Fax, Telefonzentrale, IT-Ausstattung)
• CV-Datenbankverwaltung.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Universitätsausbildung
• Sehr gute Aserbaidschanisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englisch- und Russischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang in MS Office und Outlook
• Sicherer Umgang mit Büroausstattung (Drucker, Fax, Telefonzentrale, IT-Ausstattung)
• Organisationstalent, Pünktlichkeit, Teamfähigkeit, gute Kommunikationsfähigkeiten, Belastbarkeit, Flexibilität

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher Sprache (Anschreiben und tabellarischer Lebenslauf + Lichtbild) mit dem Stichwort "Office Manager / in" bis zum 05.02.2023.

Email: [email protected]

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