Document Controller / Sənədlərə nəzarətçi

İşin təsviri

Department : Supply Base / Təchizat Bazası

Position/ Vəzif : Document Controller / Sənədlərə nəzarətçi

Duties and Tasks

1. Undertake control of electronic and hard copy documentation;
2. Assure compliance with BOS Shelf document control, standards, policies and procedures, highlighting any errors or omissions;
3. Create draft documents based on outlines created by others and based on standard templates;
4. Provide central document control help desk function;
5. Be responsible for the maintenance and review of document management process and Electronic Document Filing System;
6. Execute the responsibilities maintaining high level of ethical, moral and professional standards;
7. Ensure that the overall activities in the department meet the requirements of quality management, health and safety, legal stipulations, environmental policies and general duty of care;
8. To assist in the building and development of a document and data control system;
9. To ensure KPI targets are met;
10. Responsible for accurate archiving, filing and E-Filing of all incoming and outgoing documents in accordance with BOS Shelf procedures;
11. Ensure control of distribution, mail and correspondence;
12. Ensure that all backups for documents are in place;
13. Ensuring that all database are accurately maintained and real time data and activities are processed.

Funksiya və Tapşırıqlar

1. Elektron və çap edilmiş sənədləşmələrə nəzarətin təmin olunması;
2. Hər hansı xəta və nöqsanları işıqlandıraraq Bos Şelf-in sənədlərə nəzarət, siyasət, standartlar və prosedurlarına uyğunuluğunu təmin etmək;
3. Normativ şablonlar və digərləri tərəfindən hazırlanmış sxemlər əsasında layihə sənədləri yaratmaq;
4. Mərkəzi sənədlərə nəzarət “help desk” funsiyasını təmin etmək;
5. Sənədlərin idarə olunması və Elektron sənədlərin dosyalama sisteminin qorunub saxlanması, təftiş olunmasına cavabdeh olmaq;
6. Yüksək səviyyədə etik, peşəkarlılıq və əxlaq normalarını təmin edərək vəzi öhdəliklərini yerinə yetirmək;
7. Departamentin ümumi fəaliyyətinin keyfiyyətin idarə olunması, sağlamlıq və təhlükəsizlik, ətraf mühit siyasəti, hüquqi şərtlər və ümumi öhdəçilikdən irəli gələn tələbləri qarşılamasını təmin etmək;
8. Sənədlərə və məlumatlara nəzarət sisteminin yaradılmasında, inkişaf etdirilməsində köməklik göstərmək;
9. Əsas Performans Göstəricilərinin hədəfə çatdığından əmin olmaq;
10. Xaric və daxil olunan bütün sənədlərin Bos Şelf prosedurlarına uyğun olaraq dəqiq arxivləşdirilməsini, dosyalanması və E-dosyalanmasını təmin etmək;
11. Poçt, korrespondensiya və dağıtımlara nəzarətin təmin edilməsi;
12. Sənədlərin ehtiyat nüsxələrinin olduğundan əmin olmaq;
13. Real zamana uyğun məlumat və fəaliyyətlərin işlənməsini və verilənlər bazasının saz vəziyyətdə saxlanmasını təmin etmək.

The applications should be submitted to:  [email protected]

BOS SHELF LLC tərəfindən digər vakansiyalar

• System Administrator
• SAP Administrator
• Foreman Pipe Fitter
• Pipe Fitter
• Structural Checker