Receiving Supervisor

İşin təsviri

Position: Receiving Supervisor

Reports to: Financial Controller/ Assistant Financial Controller

POSITION OVERVIEW:

The Receiving Supervisor is responsible for supervising the procedure of accepting delivery of goods on behalf of the hotel. This involves ensuring that all shipments are verified against purchase order specifications and standards. This position is also responsible for handling shipping tasks and procedures as required.

RESPONSIBILITIES:

• Having a commitment to follow all Company procedures as they related to the Purchasing Department.
• Being able to work in a safe, prudent and organized manner
• Receiving goods ad verify these goods against the purchase orders by taking into account the quantity and the quality of received products. Must note any short shipment and duplications
• Documenting the receipt of the items on the purchase orders and packaging slips and then noting any discrepancies. Also completing a credit memo or manually adjusting the invoice for any products discrepancies
• Completing a daily non-food and beverage receiving log and submitting daily report with the relevant packaging slip to the accounts payable clerk.
• Maintaining an up to date file of the receiving copy of all approved purchase orders. All purchase orders must clearly state the status of delivery (i.e. open or partial)
• Ensuring all deliveries are received at the designated receiving area only
• Completing a daily food and beverage receiving report and submitting the invoices daily to the accounts payable coordinator.
• Ensuring that the receiving area is clean and accessible
• Working closely together with storekeepers to ensure a smooth exchange from receiving to storage
• Assisting in daily, weekly and month-end inventories as needed
• Conducting self in a professional manner at all times to reflect the high standards of the Company
• Performing any additional duties as assigned

QUALIFICATIONS:

• Proficient in the Azerbaijani language (spoken & written), good knowledge of English, Russian and Turkish
• Must be able to handle a multitude of tasks in an intense, ever-changing environment while remaining calm and collective
• Must be flexible in terms of working hours (24-hour operation, 7 days a week)
• Must have excellent written/verbal communication and Guest interpersonal skills
• Degree or hospitality diploma is an asset

• Self-motivation and organizational skills and the ability to take initiatives
• Prior experience in hotels or customer service is an asset
• Has outstanding Guest services skills, professional presentation, and sophisticated communication skills.
• High school degree and five (5) years of increasingly responsible experience in storekeeping procedures or any equivalent combination of experience and education.
• Working knowledge of a computerized inventory control system. Working knowledge in MS Word, Excel or similar computer software systems.
• Experience in inventory and materials control procedures.
• Knowledge of hazardous materials storage.

*Only Online Applications are accepted. Please APPLY ONLINE:

• Step 1: Visit our career portal at http://www.fairmontcareers.com
• Step 2: Click on the new Search Position link
• Step 3: Use the drop down menus to search by location, job category, position, title or keyword
• Step 4: Select a position and ‘apply online”

Note: Please be attentive during the “Online Assessment” step of the application. You will be given two options: to complete the Online Assessment right away or to send it to your email account to complete later.  Please ensure that your “pop-ups” are temporarily unblocked (disabled) to allow you to complete the Online Assessment.  Your application will only be complete once your Online Assessment has been completed.

Vəzifə: Satınalma üzrə Nəzarətçi

Kimə məruzə edir: Mailiyyə Direktoru/Mailiyyə Direktorunun Müavini

VƏZİFƏNİN AÇIQLAMASI:

Otel üçün nəzərdə tutulan mallar gətirildiyi zaman Satınalma üzrə Nəzarətçi onların qəbul edilməsi prosesinə nəzarət edir. O, həmçinin mallar gətirildiyi zaman onların alış tələbnaməsində qeyd edilmiş tələblərə və standartlara  müvafiq bir şəkildə gətirilmiş olmasına nəzarət edir. Tələb yarandıqda, bu vəzifəni daşıyan şəxs həmçinin malların sənədləşdirilməsinə və əlaqədar prosedurlara görə cavabdehlik daşıyır.

VƏZİFƏ BORCLARI:

• Satınalma Şöbəsinə aidiyyatı olan şirkət prosedurlarını həyata keçirmək. 
• Təhlükəsiz, dərrakəli və son dərəcə sistemli bir şəkildə işləmək iqtidarında olmaq.
• Malları qəbul edərkən onların keyfiyyətini və kəmiyyətini təsdiqləyəndə bütün prosedurların alış tələbnaməsində qeyd edilmiş şərtlərə əsasən icra edildiyini təmin etmək. Həmçinin sifarışlər natamam şəkildə çatdırılmış olduqda və ya sonradan bir də təkrarən çatdırılmış olduqda, Satınalma Nəzarətçisi həmçinin bunları da qeyd etməlidir.
• Mallar gətirildikdən sonra onları rəsmiləşdirən zaman hər şeyin alış tələbnaməsində qeyd edilmiş şərtlərə və qaiməyə əsasən icra edimiş olmasına nəzarət etmək və hər hansısa bir uyğunsuzluq olduğu zaman qeydiyyat aparmaq. Kredit formasının doldurmaq və ya hər hansısa bir uyğunsuzluq olduğu zaman qaimə hazırlamaq. 
• Qida və Iaşə xidmətləri ilə bağlı olmayan gündəlik sifarişləri qəbul etmək və çatdırılma bitdikdən sonra hesabat hazırlamaq və qaimələr ilə birgə mühasibatlığa ötürmək.
• Təsdiqlənmiş satınalma hesabatlarının gündəlik dəyişən sənəd növlərinin surətini çıxarıb saxlamaq. Satınalma hesabatında malın çatdırılması barədə qeyd edilməlidir  (tam və ya qismən çatdırılma).  
• Bütün sifariş edilmiş malları yalnız təyin edildiyi yerə çatdırmaq.
• Gündəlik alınan qida və iaşə sifarişlərinin hesabatlarını tamamlamaq və gündəlik qaimələri mühasibatlıqda təsdiqləmək.
• Malların qəbul edildiyi ərazinin təmiz və münasib olmasını təmin etmək.
• Malları aldıqdan dərhal sonra anbara yerləşdirmək.
• Ehtiyac olduqca gündəlik, həftəlik və hər ay-sonu tələb olunan inventarların alınmasında kömək etmək.
• Şirkətimizin ən yüksək tələblərinə cavab verəcək bir tərzdə davranış qabiliyyəti nümayiş etdirmək

• Digər mümkün vəzifələri yerinə yetirmək.

İXTİSAS TƏLƏBLƏRİ:

• Azərbaycan dilində əla yazılı və şifahi ünsiyyət qabiliyyətinə malik olmaq və İngilis, Rus və ya Türk dillərində yaxşı biliyə malik olmaq.
• Kollektiv daxili münasibətlərdə sakit və təmkinli qalmaq şərtilə dəyişən mühit çərçivəsində çoxsaylı tapşırıqları icra edə bilmək qabiliyyətinə malik olmaq.
• Həftədə 7 gün, 24 saat iş çərçivəsində səbr və təmkinliliyi qoruyub saxlamaq.
• Mükəmməl yazılı və şifahi ünsiyyət bacarığı olmaq və qonaqlarla münasibət qurmağı bacarmaq.
• Qonaqpərvərlik üzrə dərəcə və ya diploma malik olmaq.
• Tədbirli olmaq, təşkilatçılıq qabiliyyətinə malik olmaq.
• Otellərdə və ya müştəri xidmətləri sahəsində iş təcrübəsinin olması vacibdir.
• Peşəkar şəkildə qonaq qarşılamaq qabiliyyətinə malik olmaq, peşəkar prezentasiyalar təqdim etmək və yüksək səbiyyəli ünsiyyət qabiliyyəti olmaq.
• Ali məktəb dərəcəsi və məhsulların saxlanılması sahəsində beş illik iş təcrübəsinə və ya buna bənzər sahədə iş təcrübəsi və ya təhsilə malik olmaq.
• İnventarların komyüter texnologiyalı idarə sistemi ilə tanışlığı olmaq. Kompyüter savadı, o cümlədən Word, Excel, Word, Outlook və ya bənzər proqramlar ilə işləmək bacarığı olmaq.
• İnventar və materialların nəzarətdən keçirilməsi üzrə iş təcrübəsinə malik olmaq.
• Təhlükəli materialların saxlanılması üzrə rəcrübəsi olmaq.
*İş üçün müraciət yalnız Online ərizə formasında qəbul olunur. Online ərizənin doldurulma qaydaları:

• Addım 1: Bizim karyera portalımıza baş çəkin:  http://www.fairmontcareers.com
• Addım 2: Search Positions linkində new düyməsinə basın
• Addım 3: Menyudan istifadə edərək işin yerləşdiyi ərazi, işin kateqoriyası, vəzifənin adı və ya açar sözdən istifadə edərək iş axtarışı əməliyyatını yerinə yetirə bilərsiniz
• Addım 4: Vəzifəni seçin və ərizənizi Online təqdim edin

Qeyd: Ərizənin “Online Assesment” hissəsinə çatdıqda zəhmət olmasa diqqətli olun. Sizin iki seçiminiz olacaq: Online Assessment-i dərhal etmək və ya başqa vaxt etməyiniz üçün e-mail ünvanınıza göndərmək. Zəhmət olmasa əmin olun ki, ekranın yuxarı hissəsindəki “pop-ups”-a  Online Assessment-i tamamlamanız üçün müvəqqəti olaraq icazə verilmişdir. Elektron ərizəniz yalnız Online Assesment-i etdikdən sonra tamamlanmış hesab ediləcək. 

Fairmont tərəfindən digər vakansiyalar

• Revenue Analyst
• Reservations Agent
• Accounts Payable Accountant
• Human Resources Coordinator
• SPA Receptionist