Офис-менеджер/Менеджер по закупкам

İşin təsviri

Филиал Швейцарской фармацевтической компании Novartis Pharma в Азербайджане объявляет набор на должность “Офис-менеджер/Менеджер по закупкам”.

Основные обязанности:

Как Офис-менеджер/Менеджер по закупкам:

 Своевременное и профессиональное решение задач в приемной в течение рабочего времени и взаимодействие с клиентами.
 Поддержание порядка и чистоты центрального вестибюля / приемной и конференц-залов (своевременное координирование с соответствующими сервисными компаниями);
 Точное уверенное знание всех систем, установленных в центральном вестибюле / приемной и в конференц-залах и решение связанных с ними вопросов с наибольшим вниманием, профессионализмом и прилежанием.
 Эксплуатация и хорошее практическое знание телефонной системы, установленной в центральном вестибюле / приемной, а также всего технического оборудования, требуемого для предоставления профессиональных и квалифицированных услуг.
 Постоянное управление и контроль за приемной: встреча посетителей, выдача идентификационных карт или бэджей-пропусков для посетителей, координирование сопровождения посетителей до требуемого места назначения, резервирование конференц-залов, содействие в организации звонков-конференций и организация телевизионных / аудио- конференций (координирование с департаментом информационных технологий). 
 Обеспечение эффективного координирования и своевременного обмена информацией с другими департаментами, включая ИТ, технической поддержки и безопасности, а также с другими секторами, по необходимости.
 Получение и доставка пакетов, писем и т.д., по необходимости. Росписи о доставках - по необходимости. Распространение и отслеживание документооборота.
 Обеспечение своевременного ремонта / устранения любой технической неполадки оборудования, мебели или других наименований центрального вестибюля / приемной.
 Предоставление информации и содействия клиентам, включая координирование заказа канцелярских товаров для различных департаментов.
 Координирование работы с туристическими агентами и секретарями / персоналом / помощниками исполнительных руководителей в плане доставки при отбытии и прибытии работников и гостей Новартис в аэропорту, а также планирование работы водителей.
 Резервирование конференц-залов и оборудования для конференций;
 Содействие в организации внутренних и внешних мероприятий;
 Оказание содействия в заказе питания и организация кофе-брейков и обедов к внутренним мероприятиям;
 Содействие и организация мобильной связи Новартис.
 Составление и передача соответствующих писем к провайдерам мобильной связи;
 Распространение SIM-карт работникам Новартис. 
 Содействие в организации командировок, включая:
 Подготовка путевых листов для сотрудников на ежемесячной основе;
 Обработка и передача заказов и запросов соответствующих контактов от назначенных поставщиков, в том числе туристических агентств.
 Содействие в организации деловых поездок в соответствии с политиками Новартис, включая следующее:
 Сотрудничество с отделами бронирования и выписки билетов контрагированных туристических агентств;
 Профессиональное консультирование при выборе наилучших маршрутов, оптимальных и экономичных расценок на внутренние и международные авиаперелеты и т.д.;
 Бронирование дополнительных бортовых услуг;
 Подготовка индивидуального профайла для каждого члена руководящего состава Новартис, включая копию паспорта, информацию о предпочтительных компаниях-перевозчиках, особых требованиях к питанию, программы постоянного пассажира-клиента авиакомпании;
 Содействие в организации бронирования гостиниц и аренды автотранспорта;
 Содействие в работе с программой постоянного пассажира авиакомпаний по возмещению пунктов - миль;
 Содействие в получении визовой поддержки и виз (однократный и многократный въезд) для иностранных граждан и для лиц, прибывающих в Азербайджанскую Республику в командировки;
 Ежемесячная подготовка следующих отчетов:
- Почтовая доставка (DHL, UPS, Азерпочта и т.д.)
- Azer-cell
- Другие провайдеры, по необходимости.
 Адаптация контрактов с поставщиками согласно внутренним правилам Новартис
 Содействие в адаптации документов для подачи активностей  на одобрение согласно внутренним правилам Новартис.
 Выполнять  другие поручения руководства компании.

Требования:

 Высшее образование
 АзербайджанскийРусский, Английский – Upper-intermediate (устный и письменный),
 Опыт работы 1-2 года в качестве секретаря приемной,
 Хорошие навыки устного общения и умение ведения телефонных разговоров,
 Организаторские навыки, концентрация на результате,
 Хорошие межличностные качества, ориентирование на клиента,
 Опытный пользователь MS Office, интернет.

Условия работы:

• Конкурентоспособный уровень оплаты труда;
• Компенсация питания;
• Компенсация мобильной связи;
• Оформление по договору аутсорсинга через стороннего провайдера.

Если Вас заинтересовала указанная вакансия, просим отправить свое резюме на [email protected] и указать в теме письма “Офис-менеджер/Менеджер по закупкам”

927 миллионов – именно стольким человеческим жизням помогли наши препараты в 2017 году. И хотя мы гордимся этим фактом, мир переживает цифровую и технологическую трансформацию, и мы не перестаем задаваться вопросом: что еще мы можем сделать, чтобы повлиять на качество и продолжительность жизни людей.

Мы верим, что ответы находятся быстрее, когда любознательные, смелые и окрытые к взаимодействию люди – такие как вы – собираются вместе во вдохновляющей их среде.

В которой предоставляются возможности открывать могущество данных и цифровых технологий. В которой можно не бояться ошибок, принимая на себя разумные риски. И в которой вы окружены людьми, разделяющими ваше стремление преодолевать самые сложные вызовы в области здравоохранения в мире.

Мы – это Новартис. Присоединяйтесь и помогайте нам переосмысливать подходы к медицине.

Novartis Pharma tərəfindən digər vakansiyalar

• Медицинского Представителя
• Медицинский представитель
• Медицинский представитель
• Медицинский Представитель
• Медицинский представитель